Het zaaksysteem kent drie typen logboeken:
Systeembreed logboek
Het systeembrede logboek is enkel inzichtelijk voor Zaaksysteembeheerders. Dit logboek bevat logging van alle wijzigingen die worden aangebracht in het zaaksysteem.
Filteren
Het logboek kan gefilterd worden op:
- Naam behandelaar
- Zaaknummer
- Trefwoord
Downloaden
Rechtsboven zie je een knop “Exporteer” wanneer een gebruiker hier op klikt dan wordt het gehele logboek gedownload in een TAR-bestand met daarin JSON. Het is niet mogelijk om alleen een sectie te downloaden.
Let op: Verwijder gedownloade exports altijd zo spoedig mogelijk en permanent(!). Deze bevatten namelijk informatie die onderhevig is aan bewaartermijnen en in geen enkele vorm bewaard mag worden wanneer deze termijn verstreken is. Wij raden aan om een exportbestand direct na het gebruik te verwijderen en opnieuw te downloaden wanneer deze op een later tijdstip weer noodzakelijk is.
Vernietiging
Wanneer de bewaartermijn van een zaak verstrijk moet alle informatie vernietigd worden, het is dus niet mogelijk om de zaak of een gedeelte van een de zaak te achterhalen. Wanneer een zaak wordt verwijderd zullen daarom ook alle gegevens met betrekking tot de zaak worden vernietigd.
Eén uitzondering: De logging van de zaak die is vernietigd. Deze uitzondering is aangebracht omdat anders informatie vernietigd kan worden zonder dat gezien kan worden wie dat heeft gedaan. Als dit niet inzichtelijk zou zijn zou ‘een persoon met kwade bedoelingen’ vrijuit zaken kunnen vernietigen en dat zou de integriteit aantasten.
Zaak logboek (Timeline)
Het logboek in de zaak is inzichtelijk voor iedereen met beheer, behandel en raadpleegrechten tot het betreffende zaaktype.
In het logboek van de zaak kun je alles zien wat er in de zaak gebeurt is en wanneer. Denk hierbij aan:
- Wie heeft de zaak opgevraagd en wanneer?
- Aan wie is de zaak toegewezen?
- Welk kenmerk is gewijzigd? Let op, je ziet hier niet wat de waarde van het kenmerk voor de wijziging geweest is.
- Welke documenten zijn toegevoegd en wie heeft dit gedaan?
Het logboek kent daarnaast nog enkele filters:
- Filteren op wijzigingen
- Filteren op documenten
- Filteren op datum periode
Object logboek (tijdlijn)
Zowel het object V1- als V2 kent een logboek (timeline).
Let op! Object V1 wordt niet meer doorontwikkeld. Object V2 is de vernieuwde versie. Zie hiervoor Objecten V2.
Object V1 TimeLine
Objecten V1 kent meerdere filters zoals getoont in het onderstaande screenshot.
Object V2 TimeLine
Het Object V2 is momenteel nog in ontwikkeling en beschikt nog niet over specifieke filters in de tijdlijn. Wel kun je hier al zoeken op een specifieke periode.
