Update 10-09: er zijn een aantal aanpassingen gedaan aan de import. Vanaf heden kunnen alle 1.5.x versies van i-navigator geïmporteerd worden, wordt de archiefnominatie en de bewaartermijn ook geïmporteerd en worden bij het importeren de bestaande resultaten overschreven. Resultaten die al in het zaaktype stonden maar niet aanwezig zijn in de import worden verwijderd. 

1. Voorbereidingen

Het gebruik van de importmodule is niet complex, maar het is wel van belang om te weten hoe het gebruikt moet worden en welke voorwaarden hieraan zijn verbonden. Op die manier kom je als beheerder niet voor onaangename verrassingen te staan.

Basiszaaktypen Zaaksysteem.nl

Wanneer je als beheerder de zaaktypen van de I-Navigator wilt importeren, dan zijn deze anders opgebouwd dan de zaaktypen van het Zaaksysteem. Het zaaksysteem kent andere functionaliteiten dan de beheersoftware van de I-Navigator en om dit goed op elkaar te laten afstemmen, kies je als beheerder een Sjabloon-zaaktype wat het zaaksysteem zal gebruiken bij de import. Het Sjabloon-zaaktype zorgt ervoor dat alle onderdelen van het zaaksysteem correct blijven werken. Wanneer er een import wordt uitgevoerd, kopieert het zaaksysteem het Sjabloon-zaaktype en overschrijft deze met de aanvullende gegevens en instellingen uit de I-Navigator. Vanuit Zaaksysteem.nl adviseren wij om het zaaktype Basiszaaktype Dun te gebruiken als Sjabloon-zaaktype. Dit zaaktype is te vinden in de basiscatalogus. 

Basiszaaktype voor import

Alvorens je als beheerder een import gaat uitvoeren, is het goed om te begrijpen dat je een basiszaaktype (template) nodig hebt wat je toepast voor de import. Dit betekent dat dit zaaktype wordt gekopieerd en waarbij de geselecteerde gegevens van de I-Navigator worden overgeschreven, zoals de resultaten en de bijbehorende bewaartermijnen. Het is mogelijk om per zaaktype (vanuit de I-Navigator) een ander basiszaaktype te gebruiken. Deze instellingen worden bewaard door het zaaksysteem.

Exportbestand

Zaaksysteem.nl ondersteunt de XML-versies 1.5.x van de I-Navigator. Verder is het van belang om te weten dat het zaaksysteem een restrictie heeft ingebouwd voor het accepteren van 100 zaaktypen omwille van het behouden van de sessie met de webbrowser bij het importeren.

2. Importeren

Het beheren van de zaaktypen gebeurt in Zaaksysteem.nl binnen de catalogus. Dit geldt ook voor de zaaktypen die vanuit de I-Navigator worden geïmporteerd. Je kunt een exportbestand eenvoudig inladen door binnen een map op de plus te klikken, en voor Importeren te kiezen.

Exportbestand inladen

1. Ga naar de catalogus
2. Klik op de Plusknop om de beschikbare opties te tonen
3. Selecteer Importeren om objecten/zaaktypen te importeren in de catalogus
4. Er wordt een nieuwe pagina geladen waarbij je een keuze moet maken wat je wil importeren. Selecteer Zaaktypen als objecttype en vervolgens I-Navigator als formaat
5. Voeg het exportbestand van de I-Navigator toe
6. Na het uploaden wordt het bestand door het zaaksysteem gevalideerd
7. Na een succesvolle validatie kun je op de knop Volgende klikken

Eigenschappen instellen

Nadat de vorige beschreven stap succesvol is uitgevoerd, wordt er een nieuwe pagina geladen door het zaaksysteem. In deze pagina worden alle zaaktypen getoond die vanuit het exportbestand zijn geladen (max. 100). Voor elk zaaktype wordt een regel getoond en kunnen eigenschappen worden ingesteld alvorens het daadwerkelijk wordt geïmporteerd. Er zullen zaaktypes zijn die ook al in het Zaaksysteem aanwezig zijn (hierbij wordt er een match gemaakt tussen het B-nummer uit de import en de Identificatie van het zaaktype in het Zaaksysteem. Wanneer een zaaktype in het rood wordt getoond, dan betekent dit dat er instellingen nodig zijn om deze correct te importeren. Wanneer een zaaktype in het groen wordt getoond, dan betekent dit dat het direct kan worden geïmporteerd (meestal betekent dit dat het wordt bijgewerkt). De eigenschappen die ingesteld kunnen worden:

• Algemene attributen
  De algemene attributen zijn attributen die voor elk zaaktype van het zaaksysteem moeten worden ingevuld. Veel van deze attributen zijn gebaseerd op de attributen vanuit de GEMMA ZTC2.1 en aangevuld met andere overige attributen. Enkele voorbeelden zijn: Naam, Doel, Grondslag, etc. Let op: Voor de import van de I-Navigator wordt het veld Identificatie gebruikt om bij te houden welk zaaktype geïmporteerd is vanuit het exportbestand.
• Zaakdocumenten
  De I-Navigator werkt met documenttypen. Deze kunnen gekoppeld worden aan kenmerken die zich in de catalogus van het zaaksysteem bevinden als binnen een zaaktype als zaakdocumenten worden gebruikt.
• Checklistitems
  De Checklistitems die in de I-Navigator worden beheerd, kunnen worden toegevoegd aan een fase van een zaaktype.
• Resultaten
  De resultaten, archiefnominatie en bewaartermijn die in de I-Navigator worden beheerd, kunnen worden gekoppeld aan generieke resultaten die zich in het zaaktype bevinden. Bij het importeren van de resultaten worden de bestaande resultaten overschreven. Resultaten die wel in het zaaktype staan, maar niet in de import worden verwijderd. Op deze manier weet je zeker dat de resultaten in het zaaktype altijd overeenkomen met de resultaten uit de import.