Het gegevensmagazijn bevat de personen die in xxllnc Zaken beschikbaar zijn voor het registreren en behandelen van zaken. Personen kunnen via een BRP-bevraging worden opgehaald of via berichten vanuit de gegevensmakelaar worden aangeleverd. Bij personen uit een authentieke bron worden wijzigingen niet handmatig aangebracht, maar verwerkt via berichten van de gegevensmakelaar.
Wat is een afnemersindicatie?
Een afnemersindicatie geeft aan dat xxllnc Zaken een persoon bij de gegevensmakelaar volgt. Zolang de afnemersindicatie actief is, ontvangt xxllnc Zaken mutatieberichten, bijvoorbeeld bij een wijziging van het adres, de burgerlijke staat of de overlijdensstatus. Zo blijven de persoonsgegevens in het gegevensmagazijn actueel.
Een afnemersindicatie wordt doorgaans geplaatst wanneer een persoon vanuit de BRP wordt geïmporteerd en voor een zaak wordt gebruikt. Het verwijderen van de afnemersindicatie betekent dat xxllnc Zaken de persoon niet langer volgt. Er worden dan geen nieuwe mutaties meer ontvangen. De persoon blijft beschikbaar wanneer dit nodig is voor bestaande zaken en de archivering daarvan. Wanneer de persoon opnieuw voor een zaak wordt gebruikt, kan de afnemersindicatie opnieuw worden geplaatst.
Beheer van het gegevensmagazijn
Een beheerder kan personen in het gegevensmagazijn zoeken, filteren en selecteren. Voor een selectie kunnen vervolgens afnemersindicaties worden verwijderd. Dit doe je door in het menu op actie uitvoeren te klikken en vervolgens op verwijderen.
De beschikbare filters zijn:
- Met of zonder afnemersindicatie
- Actieve of inactieve personen
- Wel of niet betrokken bij zaken
- Met of zonder lopende zaken
- Met of zonder conceptzaken
- Met of zonder adres
- Levende of overleden personen
- Binnen- of buitengemeentelijke personen
Het verwijderen van een afnemersindicatie is dus niet automatisch hetzelfde als het verwijderen van een persoon. Het bepaalt in de eerste plaats of xxllnc Zaken toekomstige wijzigingen voor die persoon blijft ontvangen.
Verwijderen van personen en organisaties
Wanneer in het gegevensmagazijn op het prullenbak-icoon wordt geklikt, wordt de afnemersindicatie van de betreffende persoon of organisatie verwijderd.
Vervolgens controleert een achtergrondproces of het contact nog ergens in het systeem wordt gebruikt. Als dat niet het geval is, wordt het contact op een verwijderlijst geplaatst en daarna automatisch verwijderd.
Een persoon of organisatie wordt alleen automatisch verwijderd wanneer aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:
- Het contact is authentiek .
- Er is geen actieve afnemersindicatie .
- Het contact is niet gekoppeld aan zaken .
- Het contact is niet gekoppeld aan objecten (relaties met het veldtype “relatie met contact”).
- Het contact wordt niet gebruikt in zaaktypen (bijvoorbeeld als vooringevulde aanvrager of standaard betrokkene).
- Er zijn geen taken aan het contact gekoppeld.
Als een contact nog op één van deze plekken wordt gebruikt, blijft het contact bestaan.
Wanneer een contact nog gebruikt is in bijvoorbeeld de documententab (naam uploader) of logboekregels wordt daar de naam dan “Verwijderde persoon” of “Verwijderd bedrijf” getoond.