Export TopX 2.3 Sidecar
Om zaken over te kunnen dragen aan een e-Depot is het van belang dat zaaksysteem exportbestanden kan maken op basis van TopX Sidecar. Voor meer technische informatie verwijzen we je door naar de documentatie van het Nationaal Archief.
Aggegratieniveau
De export moet voldoen aan een zogenaamde sidecar-structuur. Deze structuur kent een bepaalde mappen structuur. Elke map en elk bestand heeft zijn eigen metadatabestand, een zogenoemde sidecar.
Er zijn 5 types aggregatienivea. Het hoogste aggregatieniveau is van het type archief. Daarna volgen er meestal één of meerdere aggregatieniveaus van het type serie. Dit type aggregatieniveau is niet verplicht. Dan volgt er ten minste één aggregatieniveau van het type dossier. Dan volgen er in de regel één of meerdere aggregatieniveaus van het type record, hoewel dit aggregatieniveau niet in alle gevallen verplicht is. Hieronder een voorbeeld:
In zaaksysteem worden deze niveaus als volgt vertaald:
| Niveau | Zaaksysteem.nl |
| Archief | Dit komt in Zaaksysteem overeen met de export van 1 klant, dus het export ID en/of het export doel in het koppelprofiel. |
| Serie | Dit type aggregatieniveau is evenwel niet verplicht. In Zaaksysteem kunnen dit zaaktypen zijn. |
| Dossier | In de archiefwereld is een dossier niet per se hetzelfde als in de DMSwereld. In zaaksysteem is dit een zaak. |
| Record | Dit aggregatieniveau is niet in alle gevallen verplicht is. De vier genoemde types aggregatieniveau komen overeen met de DMS-mappen (rubrieken, series, dossiers, subdossiers en documenten) in de export. Voor zaaksysteem.nl is dit niet verplicht. Een bestand kan meerdere versies hebben, alleen wij dragen alleen de versie over, dus het is geen verplichting. |
| Bestand |
Wat in de archiefwereld een bestand heet, is feitelijk niets anders dan wat in de DMS-wereld een versie van een document is. In zaaksysteem is dit een document in een zaak. |
Koppelprofiel
Om de export te gebruiken dient eerst het koppelprofiel te worden geactiveerd.
De gegevens moeten worden ingevuld en ook de kenmerkmapping dient te worden gedaan. De kenmerkmapping is van toepassing omdat alle over te dragen zaken moeten voldoen aan het TMLO (straks MDTO). Mocht je hulp nodig hebben met het toevoegen van deze kenmerken, neem dan contact op met consultancy voor het volgen van de Archieftraining.
Een voorbeeld voor te mappen kenmerken:
Export
Om de export te kunnen genereren moet deze voldoen aan een aantal voorwaarden.
- Zaken moeten allereerst een resultaat hebben
- Zaken moeten de status afgehandeld hebben
- Zaken moeten de archiefstatus “Te bewaren of over te dragen” hebben
Via het uitgebreid zoeken kun je vervolgens een export genereren. Vervolgens kan er gekozen worden voor Overdrachtsbestand TopX 2.3 (sidecar).
Als het bestand gegenereerd is, dan wordt deze zichtbaar in de Exportbestanden in het hamburgermenu.
Deze export bevat de volledige mappenstructuur welke in te lezen is bij het e-depot. Niet alle onderdelen in de export zijn te herleiden voor het menselijk oog. Zo dit bijvoorbeeld de inhoud van een bestand (titel, extensie, etc) verborgen in de metadata van de export. Het e-depot is verantwoordelijk voor het uitlezen van de metadata van de export.