In een zaak heb je de mogelijkheid om taken toe te voegen. Dit taken overzicht vind je helemaal rechts in de zaak. Hieronder een voorbeeld van een taak bewerken en daarbij ook de optie "Behandelaar mailen over toewijzing". Over dit vinkje gaat dit artikel. Wat het doet, wat er mogelijk is en wat voor configuratie mogelijkheden er zijn.
Wat het doet
Als het vinkje "Behandelaar mailen over toewijzing" aan staat en er is een mailsjabloon ingesteld onder configuratie -> zaken -> notificaties, zie hieronder (Wijziging toewijzing taak), dan wordt er een email gestuurd naar de behandelaar van de taak. Zo weet de aangewezen persoon voor die taak dat er een taak voor hem klaar staat, ook als deze persoon zelden in het zaaksysteem inlogt.
Wat er te configureren valt
Ten eerste is er, zoals te zien hierboven, de optie om een eigen mail sjabloon in te stellen als sjabloon dat gebruikt moet worden voor het mailen over de taak toewijzing. Het gaat om het veld "Wijziging toewijzing taak".
Ten tweede worden er een handvol magic strings aangeboden om een eigen email sjabloon op te bouwen. Zie hieronder de mogelijke magic strings en wat ze doen, alle magic strings moeten omringd worden door [[]], dus [[zaaknummer]].
| Nederlandse magic string | Engelse magic string | Resultaat |
| zaaknummer | case.number | Zaaknummer van de zaak waar de taak zich in bevindt. Kan gebruikt worden om een url op te bouwen naar de zaak. (https://mijn.gemeente.nl/intern/zaak/[[zaaknummer]]) |
| zaak_onderwerp | case.subject | Zaakonderwerp/samenvatting van de zaak waar de taak zich in bevindt. |
| zaak_extern_onderwerp | case.external_subject | Extern zaakonderwerp / Publieke samenvatting van de zaak waar de taak zich in bevindt. |
| taak_titel | task.title | Titel van de taak. |
| taak_notitie | task.note | Notitie/beschrijving van de taak. |
| taak_deadline | task.deadline | De deadline van de taak. |
| taak_toewijzer | task.assigner | De gebruikersnaam van degene die de taak toewijst. |
Wanneer wel/niet email
Deze feature is bedoelt voor het wijzigen van een toewijzing op een taak, dit heeft tot gevolg dat je niet bij elke update op een taak een email krijgt. Hieronder op een rijtje wanneer je wel een email mag verwachten en wanneer niet. Bij elk geval moet het vinkje aan staan om een email te versturen, als het vinkje uit staat wordt er sowieso geen email verstuurd.
- Als de toewijzing van een taak veranderd krijgt de nieuwe behandelaar een email
- Dit geld dus ook bij een eerste toewijzing, je wijst dan namelijk van "Niemand" naar nieuwe behandelaar toe. Dit is een aanpassing in toewijzing en dus wordt er een email verstuurd
- Als degene die de taak toewijst dezelfde persoon is als aan wie de taak wordt toegewezen dan wordt er geen email verstuurd, dit omdat jezelf dan best weet dat je die taak aan jezelf toewijst en een email notificatie dan niet nodig is
- Als de behandelaar van de taak dezelfde is als de behandelaar voor de update van de taak wordt er geen email verstuurd, dit om te verkomen dat bij elke update van een taak een nieuwe email verstuurd wordt
- Als de nieuwe behandelaar van de taak geen email adres heeft wordt er geen email gestuurd
- Als er geen mailsjabloon geconfigureerd staat onder "Configuratie -> Zaken -> Notificaties -> Wijziging toewijzing taak" wordt er geen email gestuurd
- bij het uitrollen van deze feature zal een standaard sjabloon "Taaktoewijzing" worden ingeladen zodat de feature direct werkt, aanpassen is dan mogelijk door het sjabloon aan te passen of een ander sjabloon te kiezen