Update 27-08: vanaf heden is het mogelijk om bij het inrichten van een gerelateerde zaak, vervolgzaak en deelzaak aan te geven of er betrokkenen uit de hoofdzaak overgenomen moeten worden. Zo ja, dan kun je ook aangeven voor welke rollen dat geldt.
In elke fase van het Zaaktypebeheer kunnen zaken worden toegevoegd. Deze worden dan weergegeven in de Faseacties van de fase in het zaakdossier.
Type zaakrelaties
Er zijn drie type zaakrelaties:
Vervolgzaken
Een zaak is enkel een vervolgzaak als deze enkel gestart kon worden op basis van het afsluiten van de initiator zaak.
Bijvoorbeeld: Een subsidievaststelling kan enkel 'volgen' op een subsidieverlening. Deze kan niet gestart worden tijdens de verlening en is geen onderdeel van het verleningsproces.
Deelzaken
Een zaak is enkel een deelzaak als deze een noodzakelijk onderdeel is van de hoofdzaak. Vaak gaat het hier om een significante processtap die parallel kan lopen aan de behandeling van de hoofdzaak of parallel aan soortgelijke processtappen.
Bijvoorbeeld: Wanneer een omgevingsvergunning twee onderdelen 'bouwvergunning' en 'kapvergunning' bevat, kunnen deze gestart worden als deelzaken, zodat deze tegelijkertijd behandeld kunnen worden. De hoofdzaak Omgevingsvergunning kan niet afgehandeld worden voordat deze twee onderdelen afgehandeld zijn en zal zeker niet volgen op het afhandelen van de omgevingsvergunning.
Gerelateerde zaken
De zaken zijn gerelateerd aan elkaar, maar zouden ook afzonderlijk van elkaar gestart kunnen zijn.
Bijvoorbeeld: Wanneer bij het behandelen van een verhuizing blijkt dat er meer personen op het adres wonen dan geregistreerd staan in de GBA kan een adresonderzoek gestart worden. Het adresonderzoek hoeft dan niet te volgen op de verhuizing, maar kan direct gestart worden zonder dat de verhuizing afgerond is. Daarnaast kan de verhuizing afgehandeld worden, zonder dat het adresonderzoek afgehandeld hoeft te worden.
Zaakopties
De volgende opties zijn beschikbaar in de zaakrelatiedialoog:
| Toewijzing: | De afdeling/rol waaraan de zaak bij registratie wordt toegewezen.
|
| Soort | Type relatie dat de gestarte zaak heeft ten opzichte van de zaak waaruit deze gestart wordt
|
| Aanvrager deel-/vervolgzaak | Bepaald wie als aanvrager van de zaak geregistreerd wordt
|
| Kenmerken kopiëren | Wanneer een kenmrk zowel in de huidige zaak als in de gestarte zaak voorkomt kan de waarde bij registratie meegekopieerd worden. Dit geldt niet voor documentkenmerken.
|
| Starten bij afronden fase | De zaak zal in het zaakdossier standaard ingesteld staan op 'starten bij afronden fase'
|
| Zaak automatisch in behandeling nemen | Zorgt ervoor dat een zaak bij registratie automatisch in behandeling genomen wordt
|
| Betrokkene toevoegen | Zorgt ervoor dat het geselecteerde contact direct bij het aanmaken van de zaak toegevoegd is als betrokkene. Net zoals de actie die vanuit het zaakdossier met de Plusknop kan worden uitgevoerd.
|
| Betrokkenen kopiëren: |
Zorgt ervoor dat je kunt kiezen welke betrokkenen overgenomen moeten worden als de zaak wordt gestart. In dit dialoog geef je bijvoorbeeld aan dat alle betrokkenen met de rol advocaat moeten worden overgenomen naar de zaak. De rollen waar je uit kunt kiezen zijn de rollen die standaard zijn ingericht aangevuld met de rollen die zijn vastgelegd in de configuratie van het Zaaksysteem. |
| Soort-specifieke acties:
|
|
| Vervolgzaak (datum) - Starten na: | De geselecteerde datum wordt gebruikt als registratiedatum voor de gestarte zaak. Zaken met een registratiedatum in de toekomst worden niet in de zaakintake getoond. De zaak blijft daarom verborgen tot dat de datum in het verleden ligt.
|
| Vervolgzaak (periode) - Starten na: ... dagen | De registratiedatum van de gestarte zaak zal op X dagen na de datum van vandaag gezet worden. Zaken met een registratiedatum in de toekomst worden niet in de zaakintake getoond. De zaak blijft daarom verborgen tot dat de datum in het verleden ligt.
|
| Deelzaak - Afhandelen in fase | Bepaald in welke fase van de huidige zaak de gestarte zaak afgehandeld moet worden. Bijvoorbeeld: Als hier fase 3 van de 5 mogelijke fasen geselecteerd wordt, kan de huidige zaak niet naar fase 4 worden verhoogd tenzij de deelzaak afgehandeld is. |