Algemeen

In Zaaktypebeheer kunnen in de stap ‘Acties’ functionaliteiten in werking worden gezet die betrekking hebben op enkel dat zaaktype.   Je vindt deze Zaakacties onder het tabje 'Acties' bij het starten van een zaaktype aan de beheerkant.

ZTB Zaakacties

Formulier

De functionaliteiten voor het Webformulier.

Aanvragen met publiek webformulier

Het zaaktype kan online worden aangevraagd.

 

Adrescontrole

Diverse organisaties hebben een wens ingediend om bij het registreren van een nieuwe zaak te controleren of er al openstaande zaken zijn op hetzelfde adres. Dit komt met name voor bij meldingen die worden gedaan (Melding Openbare Ruimte). Met deze wijziging wordt het mogelijk om deze controle tijdens de registratie van een zaak uit te voeren op basis van de een adres. Dit betekent dat het zaaksysteem controleert of er openstaande zaken van hetzelfde zaaktype open staan.

 

De functionaliteit werkt op basis van een adres, niet op basis van coördinaten. De reden hiervoor is dat het praktisch bijna niet mogelijk is dat twee aanvrager exact dezelfde coördinaten opgeven. Dit zou er in resulteren dat er nooit een match is. Met een validatie op basis van adres is dit wel mogelijk.

 

Klik hier voor het specificatiedocument.

 

Zaakgegevens hergebruiken

Als de aanvrager eerder een zaak van dit zaaktype heeft aangevraagd wordt in de eerste stap van het registratieformulier of webformulier gevraagd of de gegevens van de vorige zaak hergebruikt moeten worden.

Keuze = Ja: De waarden van de laatst geregistreerde zaak worden overgenomen in het formulier.
Keuze = Nee: Een leeg formulier.

Let op: Deze functionaliteit geldt ook voor het interne formulier.

 

Internetkassa gebruiken

Er wordt een extra stap 'betaling' aan het einde van het webformulier toegevoegd. Hier wordt de prijs weergegeven en kan de klant de online betaling met Ogone initiëren. Let op: Wanneer deze optie aanstaat moet er op het tabblad relaties een 'bedrag web' ingevuld zijn, of middels regels een prijs bepaald worden.

Zie voor meer informatie: Koppelprofiel Ogone

 

Anders betalen toestaan

Bij de betaalstap (indien er gebruik gemaakt wordt van de internetkassa) krijgt de aanvrager een extra optie om niet online te betalen. Hoe deze optie heet is te configureren in het koppelprofiel voor Ogone, zie: Koppelprofiel Ogone

 

E-mailadres verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een e-mailadres op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

 

Telefoonnummer verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een telefoonnummer op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

 

Mobiel telefoonnummer verplicht bij webformulier

Wanneer deze functionaliteit aan staat is de aanvrager verplicht een mobiel telefoonnummer op te geven in de stap 'contactgegevens' van het webformulier.

 

Captcha uitschakelen bij vooringevulde aanvrager

Schakelt de Captcha uit bij anonieme aanvragen via Vooringevulde aanvrager.

 

Intern formulier

De functionaliteiten voor het Registratieformulier.

Toon vertrouwelijkheid

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie direct een bepaalde Vertrouwelijkheid te geven: Openbaar, Intern of Vertrouwelijk. Deze optie staat standaard op 'Openbaar'.

Contactgegevens tonen bij intake

Er wordt een extra stap aan het registratieformulier toegevoegd waar het 'e-mailadres', 'telefoonummer', en 'mobiel nummer' van de aanvrager worden weergegeven, zodat deze eventueel ingevuld of gewijzigd kunnen worden.

Mogelijkheid om relaties toe te voegen bij zaakintake

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om bij registratie relaties toe te voegen aan de zaak. Deze functionaliteit werkt hetzelfde zoals betrokkenen toevoegen via de Plusknop van het zaakdossier.

 

Toewijzing aanpassing bij interne intake

Zaak automatisch in behandeling nemen

Aan het einde van het Registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie automatisch in behandeling te nemen. Deze optie is dan standaard aangevinkt en kan uitgevinkt worden in geval van uitzonderingen.

Toewijzing tonen bij zaakintake

Aan het einde van het registratieformulier wordt een optie weergegeven om de zaak bij registratie aan een andere afdeling/rol toe te wijzen dan de standaard zoals ingesteld op de Fasenpagina van zaaktypebeheer. Deze optie heeft standaard de waarde van zaaktypebeheer en kan gewijzigd worden voor uitzonderingen.

 

Zaakdossier

De functionaliteiten voor het Zaakdossier.

Zaak niet op aanvrager PIP publiceren

De zaken zullen niet op de PIP van de aanvrager te zien zijn. Let op: Deze functionaliteit is gebaseerd op het zaaktypeversie-ID, en niet op het zaaktype-ID. Deze functionaliteit kan niet gebruikt worden om zichtbare zaken onzichtbaar te maken of andersom.

 

Registratiefase vergrendelen

Standaard ziet iedereen met Behandelrechten de kenmerken binnen een Zaakdossier als 'open'. De inhoud van de velden kan eenvoudig gewijzigd worden. Maar dit is niet altijd wenselijk voor de velden in de registratiefase van het zaakdossier, omdat deze zijn ingevuld door de burger. Wanneer deze optie aangezet is ziet iedereen de kenmerken in de registratiefase standaard als 'gesloten', met onderaan de fase een knop 'ontgrendel registratiefase'. Wanneer zij op deze knop klikken zal er eerst een waarschuwing worden getoond die geaccepteerd moet worden. Wanneer geaccepteerd kan de medewerker de kenmerken zoals vanouds wijzigen. Het 'openstaan' van de registratiefase is medewerker én sessie gebonden.

 

Kenmerk- en documentwijzigingen van collega's in wachtrij plaatsen

Standaard ziet iedereen met Behandelrechten de kenmerken binnen een Zaakdossier als 'open'. De inhoud van de velden kan eenvoudig gewijzigd worden. Wanneer deze optie aangezet is ziet enkel de behandelaar van de zaak de kenmerken als 'open', de anderen met behandelrechten zien de kenmerken als 'gesloten' met aan de rechterzijde een knop 'wijzigen. Gebruikers met enkel raadpleegrechten zagen de kenmerken normaal als 'gesloten', maar ook zij krijgen de mogelijkheid om wijzigingsvoorstellen te doen.

Door op de knop 'wijzigen' te klikken zal het betreffende kenmerk 'openen' en zal deze te wijzigen zijn. Zodra de wijziging opgeslagen wordt zal de voorgestelde waarde 'ter beoordeling' komen te staan. De behandelaar van de zaak ontvangt hier een Notificatie voor en kan het wijzigingsverzoek accepteren of weigeren. (de uitwerking van deze functionaliteit kan vergeleken worden met hoe de aanvrager wijzigingen voorstelt vanaf de PIP, maar dan voor medewerkers vanuit het zaakdossier)

De functionaliteit Wachtrij overslaan kan gebruikt worden om voor bepaalde kenmerken een uitzondering te maken.

 

Rechten valideren bij toewijzing wijzigen

Standaard kan een zaak aan elke gebruiker Toegewezen worden. Deze gebruiker krijgt daarmee Behandelrechten tot het zaakdossier, ongeacht de rechten die zijn ingesteld in het Zaaktypebeheer. Wanneer deze functionaliteit aan staat zal er op het moment van de toewijzing of zaakregistratie een controle gedaan worden op die rechten. Bij toewijzing vanuit het zaakdossier zal de toewijzing niet uitgevoerd worden. Bij toewijzing vanuit het registratieformulier zal de zaakregistratie uitgevoerd worden alsof er niet aan een specifieke behandelaar toegewezen is.

 

API instellingen

De functionaliteiten voor communicatie met externe software

Zaaksysteem API mag fase afronden

Op deze manier kun je via de API de fase wijzigen. Oftewel, je kunt via de API naar de volgende fase en de zaak ook sluiten. Staat dit niet aangevinkt, dan kun je alleen de zaak aanmaken via de API.

Zaakgegevens zijn publiekelijk beschikbaar

De gegevens van deze zaken kunnen door iedereen worden opgevraagd. Dit geldt voor bepaalde koppelingen met externe systemen; er is geen userinterface om de zaakgegevens in te zien.

 

Standaard documentmappen

In een zaak heeft de behandelaar de mogelijkheid om mappen toe te voegen in het documententab. Het is mogelijk om deze ook standaard in te richten per zaaktype door ze hieraan toe te voegen.

 

Berichtopmaak

Het is mogelijk om mailsjablonen een eigen HTML opmaak mee te geven. Hier geef je de standaard opmaak aan. In de fasen zelf kun je d.m.v. regels ook aan individuele sjablonen een specifieke opmaak meegeven. Zie hiervoor HTML mail opmaak.

Daar staat uitgelegd hoe je in de koppeling 'Uitgaande Mail Configuratie' de mogelijkheid hebt om een sjabloon in te stellen met deze HTML opmaak. 

 

Standaard teksten

De teksten die beheerd kunnen worden door de zaaksyteembeheerder

Titel publiek bevestigingsbericht

De titel die de aanvrager te zien krijgt bij een succesvolle zaakregistratie met het webformulier. Er kan ook gebruik gemaakt worden van magicstrings.

 

Tekst bij adrescontrole

De titel die de aanvrager te zien krijgt bij een succesvolle zaakregistratie met het webformulier waar deze actie is aangevinkt.

 

Publiek bevestigingsbericht

Het bericht die de aanvrager te zien krijgt bij een succesvolle zaakregistratie met het webformulier.

Ondersteunde opmaak:

• Dikgedrukt
• Cursief
• Onderstreept
• Hyperlink
• Geordende lijst
• Ongeordende lijst
• Toevoeging afbeelding (url)

PIP wijzigingsbericht 

Dit bericht wordt getoond op de PIP wanneer de aanvraag is voltooid. Deze kan je aanpassen naar hetgeen wat bij jouw van toepassing is. 

Het wordt alleen getoond wanneer het zaaktype op de PIP gepubliceerd kan wordt.
Tevens is het dan niet mogelijk om een bericht naar de PIP te sturen via de communicatietab.