Normaal gesproken wordt het dossier van een zaak niet meer gewijzigd nadat de zaak is afgehandeld. In sommige situaties moet achteraf toch informatie aan het dossier worden toegevoegd of moeten de eigenschappen van een document worden gecorrigeerd.
Gebruikers met de juiste rechten kunnen daarom documenten beheren in een afgesloten zaak, zonder de zaak opnieuw te openen.
Met een afgesloten zaak bedoelen we hier een zaak met de status Afgehandeld.
Rechten
Voor het beheren van documenten in afgesloten zaken is de systeemrol Dossierbeheerder beschikbaar.
De Dossierbeheerder kan:
- nieuwe documenten toevoegen aan een afgesloten zaak;
- documenten vanuit de Documentintake toevoegen aan een afgesloten zaak;
- e-mails vanuit Algemene Communicatie toevoegen aan een afgesloten zaak;
- eigenschappen van bestaande documenten in een afgesloten zaak wijzigen.
Dezelfde mogelijkheden zijn beschikbaar voor Administrators en Zaaksysteembeheerders.
De rol Dossierbeheerder vervangt de bestaande autorisaties niet. Een gebruiker moet nog steeds toegang hebben tot de betreffende zaak en, waar van toepassing, de normale rechten hebben voor de handeling die wordt uitgevoerd.
Voor het werken met Algemene Communicatie zijn daarnaast rechten voor Algemene Communicatie nodig.
Een document toevoegen vanuit een afgesloten zaak
Een Dossierbeheerder kan rechtstreeks vanuit het tabblad Documenten een nieuw bestand aan een afgesloten zaak toevoegen.
- Open de afgesloten zaak.
- Open het tabblad Documenten.
- Klik op de knop om een bestand te uploaden.
- Selecteer het bestand dat je wilt toevoegen.
- Vul de gevraagde documentgegevens in.
- Geef een reden voor het toevoegen van het document.
- Voeg het document toe.
Bij een afgesloten zaak is het invullen van een reden verplicht. Zonder reden kan het document niet worden toegevoegd.
Wat gebeurt er met het document?
Het bestand wordt altijd als nieuw document toegevoegd. Het wordt dus niet als nieuwe versie van een bestaand document opgeslagen.
Wanneer al een document met dezelfde bestandsnaam bestaat, zorgt het zaaksysteem voor een unieke documentnaam.
Het nieuwe document wordt automatisch geaccepteerd.
Het slepen van bestanden naar het documentoverzicht, drag-and-drop, wordt voor het toevoegen aan afgesloten zaken niet ondersteund. Gebruik hiervoor de uploadknop.
Eigenschappen van een document wijzigen
Een Dossierbeheerder kan ook de eigenschappen van een bestaand document in een afgesloten zaak corrigeren.
- Open de afgesloten zaak.
- Open het tabblad Documenten.
- Selecteer het document.
- Open Eigenschappen.
- Wijzig de gewenste eigenschappen.
- Vul een reden voor de wijziging in.
- Sla de wijzigingen op.
Een reden is verplicht.
Deze mogelijkheid is bedoeld voor het corrigeren van documentgegevens. Hiermee kun je niet:
- de inhoud van het bestaande bestand vervangen;
- een nieuwe versie van het document toevoegen;
- een document uit de afgesloten zaak verwijderen.
De zaak blijft afgesloten
Het toevoegen van een document of wijzigen van documenteigenschappen opent de zaak niet opnieuw.
De handeling heeft geen invloed op:
- de status van de zaak;
- de afhandeldatum;
- de vernietigingsdatum;
- andere procesacties die normaal bij het behandelen of opnieuw openen van een zaak horen.
Vastlegging
Wijzigingen aan het dossier van een afgesloten zaak worden vastgelegd.
Bij het toevoegen van informatie wordt onder andere geregistreerd:
- welke gebruiker de handeling heeft uitgevoerd;
- welk document is toegevoegd of gewijzigd;
- wanneer de handeling is uitgevoerd;
- welke reden de gebruiker heeft opgegeven.
De handeling is terug te vinden in de vastlegging bij de zaak, waaronder de tijdlijn en, waar van toepassing, het logboek.