Vanuit de Documentintake kunnen binnengekomen documenten aan een bestaande zaak worden toegevoegd. Een Dossierbeheerder kan hierbij ook zoeken naar zaken die al zijn afgesloten.
Hiermee kan bijvoorbeeld een nagekomen document alsnog aan het juiste dossier worden toegevoegd, zonder de zaak opnieuw te openen.
Afgesloten zaken zoeken
- Open Documentintake.
- Selecteer het document dat je wilt verwerken.
- Zoek de gewenste zaak.
- Observeer dat er voor een gebruiker met de rol Dossierbeheerder ook afgehandelde zaken tussen de resultaten zitten.
- Selecteer de afgesloten zaak.
Document toevoegen
Nadat je de afgesloten zaak hebt geselecteerd, kun je het document aan de zaak toevoegen.
Omdat informatie wordt toegevoegd aan een zaak die al is afgehandeld, moet je een reden opgeven. Zonder reden kan de handeling niet worden voltooid.
Bij het toevoegen aan een afgesloten zaak worden geen documentlabels geselecteerd.
Wat gebeurt er na het toevoegen?
Het document wordt als nieuw document aan de zaak toegevoegd en automatisch geaccepteerd.
De zaak zelf blijft afgesloten. Het toevoegen van het document:
- opent de zaak niet opnieuw;
- wijzigt de afhandeldatum niet;
- wijzigt de vernietigingsdatum niet;
- start geen nieuwe behandeling van de zaak.
Wanneer al een document met dezelfde naam bestaat, wordt het nieuwe bestand niet als nieuwe versie van dat document opgeslagen. Het zaaksysteem zorgt ervoor dat het nieuwe document een unieke naam krijgt.
Vastlegging
Het toevoegen van het document wordt bij de zaak vastgelegd. Daarbij wordt geregistreerd wie het document heeft toegevoegd, welk document is toegevoegd, wanneer dit is gebeurd en welke reden daarbij is opgegeven.
De handeling wordt zichtbaar in de tijdlijn en het logboek van de zaak.