BIL Functionaliteit aan- en uitzetten.
Binnen de Zaaksysteem configuratie is er een mogelijkheid om de 'Beter Inloggen' (BIL) tool aan of uit te zetten. Wat is het verschil tussen de BIL functionaliteit aan of uit?
Let op, de BIL functionaliteit staat standaard bij oplevering van de omgevingen aan.
Wanneer de BIL functionaliteit aan staat:
- Support en consultancy medewerkers kunnen direct inloggen op de betreffende omgeving.
- Direct meekijken met bugs, gebruikersvragen, transacties, koppelingen en vragen omtrent procesinrichting.
- Ook wanneer er een Zaaksysteem melding ingeschoten wordt, kan er gelijk 'live' meegekeken worden en eventueel een interne (bug)melding aangemaakt worden.
- Geen speciaal account nodig voor bovengenoemde medewerkers.
- Loggen automatisch in met 'Admin'.
Wanneer de BIL functionaliteit uit staat:
- Support en consultancy medewerkers kunnen niet direct inloggen op de betreffende omgeving.
- Medewerkers hebben een account nodig om mee te kijken met bugs, gebruikersvragen en procesinrichting.
- Let op, meekijken met koppelingen en mislukte transacties gaan hierdoor ook met een vertraging doordat er eerst een account nodig is met de juiste rechten.
- Let hierop bij het inschieten van een Zaaksysteem melding. Wanneer BIL uitstaat en er geen account meegegeven is om in te kunnen loggen, dan kunnen xxllnc medewerkers niet live meekijken met de melding en daardoor mogelijk ook geen foutmeldingen / bugs registreren.
- Dit account wordt dus aangemaakt door de interne Zaaksysteem beheerders van de organisatie zelf. xxllnc kan wanneer BIL uitstaat niks zien, uitvoeren of inrichten op de betreffende omgeving zonder een account.
- Er is dus een Speciaal account nodig voor bovengenoemde medewerkers.
- xxllnc medewerkers loggen dan in met het account dat de organisatie voor hun beschikbaar gesteld heeft.
- Het speciale account moet elke keer opnieuw gedeeld worden met de xxllnc medewerker die moet inloggen, tenzij in overleg met de betreffende medewerker andere afspraken gemaakt zijn. xxllnc slaat de wachtwoorden e.d. van het speciale account niet op.
Voordat je begint:
Advies vanuit xxllnc: Bespreek van tevoren met de accountmanager of het uitzetten van deze functionaliteit wenselijk is voor de organisatie.
Andere punten om rekening mee te houden:
- Is er vaste ondersteuning vanuit consultancy? Zij hebben dan na het uitzetten van de BIL functionaliteit een eigen account nodig met de juiste rechten.
- Is de organisatie net live en wordt er nog veel geschakeld met support, dan is het mogelijk handiger om de BIL functionaliteit aan te laten zodat elke support medewerker snel kan meekijken met eventuele problemen.
- Er moet intern besproken zijn welke rechten dit account krijgt vanuit de organisatie.
- Hoe heet de 'gebruiker'
- Wordt er één gebruiker aangemaakt voor xxllnc medewerkers? Of per afdeling/medewerker een account.
- Wordt het wachtwoord elke dag aangepast?
- Voeg je de rollen/rechten toe aan elk zaaktype? Of alleen de zaaktypen waar tijdelijk toegang voor nodig is? Of kies je voor overstijgende rechten (administrator)?
Benodigdheden om een xxllnc medewerker toegang te geven wanneer BIL uitgeschakeld is.
- Medewerker heeft de juiste rechten nodig in het systeem om gebruikers te mogen toevoegen in het gebruikersbeheer.
Inhoudsopgave
- Ga naar de beheerkant 'Gebruikers'
- Aanmaken account medewerker xxllnc
- Ga naar de configuratietab, subtab 'overig'
- Verifiëer met de betreffende xxllnc medewerker
- Hulp bij problemen
1. Ga naar de beheerkant 'Gebruikers'
Ga naar de beheerkant in het Zaaksysteem. Vervolgens naar het gebruikersbeheer.
2. Aanmaken account medewerker xxllnc
Voeg hier middels de plusknop een gebruiker toe. Kies hier zelf voor de voornaam, achternaam, functieomschrijving, inlognaam, wachtwoord. Let op, zorg dat het voor de organisatie duidelijk is dat het hier gaat om een medewerker vanuit xxllnc zodat er geen verwarring intern komt.
Hang vervolgens de juiste rollen aan de medewerker. Je kunt hier voor referentie ook gebruik maken van de wikipagina over 'Rechten'. Het zal per organisatie en / of per zaaktype verschillen wat hier de handigste keuze in is: Volledige toegang (administrator) of beperkte toegang (specifieke xxllnc rollen/rechten inrichting in zaaktypen)
3. Ga naar de configuratietab, subtab 'overig'
Binnen de subtab 'overig' van de configuratietab zul je de functionaliteit 'Schakel Beter Inloggen In' vinden. Deze staat standaard aangevinkt (dus aan). Wanneer je deze nu uitvinkt, kan een xxllnc support- of consultancy medewerker alleen middels het zojuist gemaakte account inloggen. Deel deze inloggegevens dus met de betreffende medewerker.
4. Verifiëer met de betreffende xxllnc medewerker
Neem contact op met de betreffende xxllnc medewerker om te bevestigen dat hij/zij kan meekijken of kan werken op de specifieke omgeving.
Hulp bij problemen:
Lukt het niet om een account aan te maken voor een xxllnc medewerker?
In het geval dat het niet lukt om een account aan te maken voor een xxllnc medewerker, neem dan contact op met je accountmanager of support. Zij kunnen je helpen met het aanmaken van een nieuw contact. Wanneer dit echter lastig blijkt, dan is het advies om tijdelijk BIL aan te laten om gezamenlijk met een consultant of support medewerker de omgeving van de juiste inrichting te voorzien.